Na nasze nieszczęście przeciętny użytkownik nie ma raczej możliwości samodzielnego uzyskania wiarygodnych danych, gdyż są one zależne od zbyt wielu zmiennych, o których za chwilę.

Wielu producentów oferuje większym firmom usługi polegające na szczegółowym monitorowaniu wydruków za pomocą np. odpowiedniego oprogramowania. Pomaga to jednak nie tyle określić koszty wydruku, co raczej dobrać właściwy sprzęt i np. zoptymalizować jego rozmieszczenie w firmie i w efekcie wprowadzenie takich rozwiązań, które pozwolą obniżyć koszty użytkowania sprzętu.

Koszty wydruku – wersja oficjalna

Przyjmuje się, że przy obliczaniu kosztów wydruku jednej strony producenci sprzętu za punkt wyjścia biorą ilość stron, jakie można wydrukować z zawartości jednego tonera lub tuszu. Należy przy tym pamiętać, że za wydrukowaną stronę przyjmuje się tzw. standardowy dokument tekstowy czyli to, co w specyfikacjach nazywne jest stroną o 5-procentowym pokryciu. Cenę tonera, względnie tuszu, dzieli się przez liczbę wydrukowanych stron, co daje nam przybliżony koszt wydruku jednej strony.

Od kilkudziesięciu lat przy tego typu badaniach stosuje się prosty dokument tekstowy tzw. „list do dra Grauerta”, zgodny z normą ISO 10561. Jest to zwykły tekst, bez elementów graficznych (np logo) ani pogrubień, który w rzeczywistości wykazuje mniej niż 3% zadruku strony. Wydaje się, że bardziej odpowiadające rzeczywistości są dokumenty o 5% zadruku, a mimo to niektórzy producenci nadal posługują się "drem Grauertem" przy określaniu wydajności.

Ze względu na brak wymogów co do trybu druku, gęstości pokrycia papieru atramentem czy tonerem, otwiera się droga do manipulacji przy szacowaniu kosztów przez producentów. Można np. zmniejszyć stopień zaczernienia, co oczywiście powoduje gorszą jakość i trwałość wydruku, ale zwiększa nominalnie wydajność kartridża.

Wskaźnikiem tym można też manipulować stosując po prostu różne formaty papieru i tak np. niewiele dłuższy od formatu letter arkusz A4 daje w sumie różnicę w wydajności sięgającą 3,4%.

Niektóre wielkoformatowe drukarki HP pozwalają po wydrukowaniu każdego rysunku automatycznie wyliczyć jego koszt, ale już próba przeprowadzenia takiej kalkulacji samemu wymaga precyzji i dużego doświadczenia.

Rzeczywistość skrzeczy

Przy obliczaniu realnego kosztu wydruków, tak standardowych jak i wielkoformatowych, nie wystarczy proste podzielenie ceny Tonera przez ilość stron. Pod uwagę należy wziąć także koszty:

- zakupu samego urządzenia,
- jego okresowej konserwacji,
- wizyt techników,
- tonera i papieru, a także:
- tryb wydruku,
- orientacyjny stopień pokrycia,
- rodzaj rysunku i
- ilość odpadów przy wydruku.

Szczegółową analizę całkowitych kosztów druku przeprowadziła w 2002 r. firma badawcza Gartner Group. Poza kosztem materiałów eksploatacyjnych i wydajnością pracy stwierdzono cały szereg innych czynników, które powinny być brane pod uwagę podczas obliczania tychże kosztów.

Wiodącym czynnikiem jest z pewnością używany sprzęt: koszty jego nabycia (leasingu lub zakupu) oraz koszty dodatkowych przystawek, podajników lub modułów pamięci.

Na drugim miejscu plasują się chyba najbardziej oczywiste czynniki tj. materiały eksploatacyjne: papier, toner, wkłady atramentowe, bębny, a także zestawy konserwacyjne.

W rozbudowanych systemach druku (np. w dużych firmach) istotny wpływ ma oprogramowanie, a ściślej koszty licencyjne i wydatki związane z jego uaktualnianiem.

Należy też wspomnieć o bardzo ważnych kosztach utrzymania i serwisu, do których zaliczają się też takie czynności jak usuwanie zacięć, ładowanie papieru, uzupełnianie tonerów i wymiana wkładów.

Analitycy Gartnera uznali za istotne także takie elementy, jak koszty utrzymania sieci, administracji, zarządzania zasobami oraz instalacji i konfiguracji urządzeń, jak również tak błahy pozornie czynnik jak infrastruktura, czyli rozmieszczenie urządzeń drukujących i ich wpływ na organizację przestrzeni biurowej.

Dysponując powyższymi danymi można już w jakimś stopniu wpływać na obniżenie kosztów wydruku. Inwestując np. w sprzęt dobrej jakości i stosując oryginalne materiały eksploatacyjne prawdopodobnie unikniemy kosztów związanych z częstym serwisowaniem czy wymianą poszczególnych elementów.

A co w końcu z rzeczywistymi kosztami wydruku? Biorąc pod uwagę powyższe czynniki, dociekliwi i wytrwali użytkownicy mogą próbować przeprowadzać takie kalkulacje na własną rękę. Mniej zainteresowani zapewne poprzestaną na danych pochodzących od producentów. Ponieważ jednak rzeczywistość najczęściej daleka jest warunków laboratoryjnych, warto traktować je wyłącznie orientacyjnie.